Solvus – Delhaize

• Bij de start stelde ik een projectplan op met duidelijke mijlpalen, waarbij rekening gehouden werd met heel wat onbekende factoren, o.a.
  • de namen van personeelsleden die Delhaize gingen verlaten zouden pas net voor de start van het outplacement bekend zijn, waardoor bv. het aantal deelnemers dat per regio outplacement zou volgen, tijdens de hele voorbereiding niet gekend was;
  • de wetgeving over de voorwaarden om van brugpensioen (nu SWT) te kunnen genieten was in die periode volop aan het veranderen;
  • de onderhandelingen tussen de vakbond en de directie bij Delhaize duurden langer dan voorzien, maar de startdatum van het outplacement bleef ongewijzigd.

Het plan moest dus zeer flexibel zijn en later kunnen verfijnd worden.

• Vanaf het begin was het duidelijk dat we een goede tool nodig hadden die op een gebruiksvriendelijke manier de planning van de deelnemers, de begeleiders en de lokalen kon ondersteunen en alle partijen op elk moment een up to date inzicht zou geven. In een vorig project had ik al kunnen kennis maken met software die ons dat kon bieden, maar omdat die software eigenlijk voor andere doeleinden ontwikkeld was, moest ik op tijd starten om de nodige aanpassingen van de “software omgeving” door te voeren.
• Het zoeken van geschikte locaties was een volgende uitdaging. Die moesten immers voldoen aan de in het sociaal akkoord vastgelegde eisen (outplacement begeleiding binnen een straal van x kilometer), maar ook zo rendabel mogelijk gekozen worden. Gelukkig vond ik iemand die mijn briefing snel kon omzetten in een geautomatiseerd rekenblad dat de afstand berekende (via Google Maps) tussen iemands adres en een potentiële outplacement locatie.
• Ondertussen bereidde ik een zo eenvoudig mogelijk administratief proces voor, om de verschillende facturatiestromen tussen alle partijen (tussen Solvus en Delhaize, tussen Solvus en Bakker & Partners en tussen Solvus en haar freelancers) met een minimum aan input en controle correct en snel te kunnen afhandelen.
• Ik coördineerde de aanmaak van het cursusmateriaal dat op maat van de Delhaize medewerkers uitgewerkt werd.
• Ik stelde onze aanpak voor aan alle betrokkenen (o.a. de outplacement begeleiders), stuurde bij op basis van hun reacties en hielp hen bij de opstart.
• Omdat er in de voorbereidingsperiode nog geen administratieve coördinator beschikbaar was, nam ik die rol op mij. Dit betekende dat ik bv. hielp bij de opmaak van de verschillende (officiële) brieven die naar de 1,800 medewerkers moesten gestuurd worden (in de juiste taal) en ik zorgde ervoor dat de verschillende partijen allemaal gebruik konden maken van 1 centrale lijst die alle nodige gegevens van elke medewerker bevatte en regelmatig kon aangepast worden.
• Net op de vrijdag dat alle brieven op maat van de 1,800 medewerkers klaar waren, wijzigde de regering de voorwaarden voor SWT en moest ik tijdens dat weekend nieuwe scenario’s verzinnen en afstemmen met alle instanties om op maandagochtend een van de alternatieven te kunnen kiezen en nieuwe, aangepaste en op maat gemaakte brieven voor 1,800 mensen uit te sturen. Met wat zweten en zwoegen is dat na de nodige testen en controles gelukkig ook zonder fouten gelukt.
• Ik hielp bij de organisatie van de landelijke infosessies voor het Delhaize personeel en hielp ter plaatse bij een aantal praktische zaken (zoals het verzamelen en administratief verwerken van de keuzes die de personeelsleden maakten).
• Ik hielp de ondertussen aangeworven administratieve coördinator om ingewerkt te raken en ik droeg geleidelijk de operationele taken aan haar over.
• Ik vertegenwoordigde Solvus o.a. tijdens overlegmomenten tussen Solvus, Delhaize, VDAB, Actiris en Forem en tijdens elk overleg met Bakker & Partners.