Project omschrijving

Organisatie outplacement

Solvus – Delhaize

Solvus maakt deel uit van USG People en biedt een geïntegreerd en complementair aanbod om bedrijven op alle HR-dimensies slanker, veerkrachtiger en flexibeler te maken.

In dit project was Solvus de partner voor Delhaize om outplacement begeleiding te geven aan de 1,800 ontslagen werknemers van Delhaize.

Solvus heeft alle expertise in huis om een goede outplacement begeleiding te bieden, maar omwille van de omvang van dit project en de betrokkenheid van vele partijen, vroeg Solvus hulp om dit project in goede banen te leiden. Naast Delhaize speelden immers ook de verschillende nationale en regionale overheidsinstellingen bevoegd voor tewerkstelling (VDAB, Actiris, Forem) een rol. Er werd een heel team van outplacement begeleiders gemobiliseerd en er werd ook een samenwerkingsverband opgezet met Bakker & Partners, een andere HR service partner.

Solvus wilde een vlekkeloze organisatie opzetten waarbij:

  • alle betrokken werknemers een perfecte outplacement begeleiding kregen in hun streek;
  • er tijdig voldoende en gekwalificeerde outplacement begeleiders en locaties gevonden werden;
  • er tijdig een aangepast outplacement programma met bijbehorend cursusmateriaal beschikbaar was;
  • alle partijen correct en tijdig geïnformeerd werden over de voortgang en resultaten;
  • de financiële afhandeling (facturatie tussen alle betrokken partijen) foutloos verliep;
  • de administratieve last tot een minimum beperkt werd.

Met een minimum aan tijd en met respect voor alle deadlines en alle wettelijke verplichtingen, heb ik een vlot draaiende organisatie opgezet. Daarbij moest de nodige flexibiliteit aan de dag  gelegd worden, omdat niet alleen de onderhandelingen tussen Delhaize en de vakbonden voor vertraging zorgden, maar ook omdat tijdens de voorbereiding de wetgeving over “Het Stelsel van Werkloosheid met bedrijfsToeslag (SWT: het vroegere brugpensioen) in volle verandering was.

De tijd tussen de start van het outplacement en de ontvangst van de informatie over wie Delhaize verliet en voor wie er outplacement moest georganiseerd worden was daardoor korter dan voorzien, maar het startmoment voor het outplacement bleef ongewijzigd. Het plan dat ik vooraf opgemaakt had, hield rekening met heel de onvoorspelbaarheid van sommige parameters en bleef overeind in deze moeilijke omstandigheden.

Dankzij mijn goede voorbereiding en de eenvoudige processen die ik uitgewerkt had, kon Solvus, vanaf de start van het outplacement, met een minimale inspanning en kost de volledige planning, administratie, rapportage en facturatie vlot en correct afhandelen.

  • De werknemers die het outplacement volgden, waren zeer tevreden.
  • Het aantal medewerkers dat hierdoor een nieuwe job vond, lag hoger dan gemiddeld in gelijkaardige situaties.
  • Alle partijen (Delhaize, VDAB, Actiris, Forem, Bakker & Partners, de outplacement begeleiders, …) kregen gebruiksvriendelijkeduidelijke, tijdige en correcte informatie, rapportages en facturen.
  • Bij de start stelde ik een projectplan op met duidelijke mijlpalen, waarbij rekening gehouden werd met heel wat onbekende factoren, o.a.
    • de namen van personeelsleden die Delhaize gingen verlaten zouden pas net voor de start van het outplacement bekend zijn, waardoor bv. het aantal deelnemers dat per regio outplacement zou volgen, tijdens de hele voorbereiding niet gekend was;
    • de wetgeving over de voorwaarden om van brugpensioen (nu SWT) te kunnen genieten was in die periode volop aan het veranderen;
    • de onderhandelingen tussen de vakbond en de directie bij Delhaize duurden langer dan voorzien, maar de startdatum van het outplacement bleef ongewijzigd.

Het plan moest dus zeer flexibel zijn en later kunnen verfijnd worden.

  • Vanaf het begin was het duidelijk dat we een goede tool nodig hadden die op een gebruiksvriendelijke manier de planning van de deelnemers, de begeleiders en de lokalen kon ondersteunen en alle partijen op elk moment een up to date inzicht zou geven. In een vorig project had ik al kunnen kennis maken met software die ons dat kon bieden, maar omdat die software eigenlijk voor andere doeleinden ontwikkeld was, moest ik op tijd starten om de nodige aanpassingen van de “software omgeving” door te voeren.
  • Het zoeken van geschikte locaties was een volgende uitdaging. Die moesten immers voldoen aan de in het sociaal akkoord vastgelegde eisen (outplacement begeleiding binnen een straal van x kilometer), maar ook zo rendabel mogelijk gekozen worden. Gelukkig vond ik iemand die mijn briefing snel kon omzetten in een geautomatiseerd rekenblad dat de afstand berekende (via Google Maps) tussen iemands adres en een potentiële outplacement locatie.
  • Ondertussen bereidde ik een zo eenvoudig mogelijk administratief proces voor, om de verschillende facturatiestromen tussen alle partijen (tussen Solvus en Delhaize, tussen Solvus en Bakker & Partners en tussen Solvus en haar freelancers) met een minimum aan input en controle correct en snel te kunnen afhandelen.
  • Ik coördineerde de aanmaak van het cursusmateriaal dat op maat van de Delhaize medewerkers uitgewerkt werd.
  • Ik stelde onze aanpak voor aan alle betrokkenen (o.a. de outplacement begeleiders), stuurde bij op basis van hun reacties en hielp hen bij de opstart.
  • Omdat er in de voorbereidingsperiode nog geen administratieve coördinator beschikbaar was, nam ik die rol op mij. Dit betekende dat ik bv. hielp bij de opmaak van de verschillende (officiële) brieven die naar de 1,800 medewerkers moesten gestuurd worden (in de juiste taal) en ik zorgde ervoor dat de verschillende partijen allemaal gebruik konden maken van 1 centrale lijst die alle nodige gegevens van elke medewerker bevatte en regelmatig kon aangepast worden.
  • Net op de vrijdag dat alle brieven op maat van de 1,800 medewerkers klaar waren, wijzigde de regering de voorwaarden voor SWT en moest ik tijdens dat weekend nieuwe scenario’s verzinnen en afstemmen met alle instanties om op maandagochtend een van de alternatieven te kunnen kiezen en nieuwe, aangepaste en op maat gemaakte brieven voor 1,800 mensen uit te sturen. Met wat zweten en zwoegen is dat na de nodige testen en controles gelukkig ook zonder fouten gelukt.
  • Ik hielp bij de organisatie van de landelijke infosessies voor het Delhaize personeel en hielp ter plaatse bij een aantal praktische zaken (zoals het verzamelen en administratief verwerken van de keuzes die de personeelsleden maakten).
  • Ik hielp de ondertussen aangeworven administratieve coördinator om ingewerkt te raken en ik droeg geleidelijk de operationele taken aan haar over.
  • Ik vertegenwoordigde Solvus o.a. tijdens overlegmomenten tussen Solvus, Delhaize, VDAB, Actiris en Forem en tijdens elk overleg met Bakker & Partners.
Bekijk alle referenties

eenvoudige administratie

gebruiksvriendelijke, correcte en tijdige rapportage en facturatie

tevreden deelnemers outplacement